Organização da sua agenda

No último post sobre Gestão do Tempo, falamos sobre a importância de conhecer suas atividades com profundidade. Agora que você já conhece sua rotina, já identificou alguns pontos em que há desperdício de tempo, e já está apto a utilizar uma agenda. Sugerimos que você trabalhe com dois modelos de agenda, uma geral, que pode ser semanal ou mensal e uma diária, onde colocará apenas as atividades que deverão ser executadas na data específica. E lembre-se, o dia tem apenas 24 horas!

Na agenda geral você deverá anotar toda a dinâmica de tarefas da sua semana ou mês, anotações, ideias, e planos. Nada pode escapar. Se não tiver como anotar na hora, envie um e-mail para si mesmo ou uma mensagem de texto no celular ou deixe um recado de voz na sua caixa de mensagem. No início pode parecer maluquice, mas não se intimide. Isto é organização!

Na agenda diária coloque apenas as atividades que deverá desenvolver naquele dia. É importante que você mantenha todos os seus compromissos na mesma agenda, não tente separar assuntos profissionais de assuntos pessoais. Isso só complica! Organize a agenda de forma prática, para que você consiga mover uma atividade facilmente (para isso é importante anotar a lápis). Deixe algum espaço entre uma tarefa e outra, assim poderá encaixar tarefas menores ou imprevistos. Revise sua agenda do dia seguinte sempre no final do dia anterior, mas deixe para se planejar no início da manhã, pois pode ser que você receba algum e-mail ou recado urgentes, mas cuidado!!!. Não caia na armadilha de querer encaixar estes novos pedidos logo no início da manhã, eles devem obedecer à mesma regra adotada para os itens que já estavam na sua agenda. Encaixe as pequenas tarefas entre tarefas grandes. Isso desentope sua agenda e aumenta a sensação de produtividade e sua motivação. É impressionante a maravilha que uma lista de tarefas concluídas pode fazer pela motivação.

No início você poderá ficar frustrado por não conseguir realizar todos os itens listados na sua agenda diária, mas com a prática você passará a estabelecer melhor o tempo para desempenhar cada tarefa e aprenderá a estabelecer prioridades. A organização da agenda é um exercício de paciência e disciplina. Se você gosta de anotar suas ideias em pequenos papeis, esqueça-os definitivamente. Substitua-os por um caderno, pois aí você poderá anotar também o planejamento de cada tarefa e não perderá tempo procurando aquele papelzinho.

Lembre-se também que a agenda não precisa ser aquela tradicional. Hoje apps que coordenam sua agenda no celulaar, tablet e computador são muito práticas e seguras. Até o caderno de laboratório pode ser usado para isso. O importante é se organizar.

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Discussão - 4 comentários

  1. Alex Barbão disse:

    Valeu pelas dicas.
    Organizando a(s) minha(s) agenda(s) em 3, 2, 1
    O difícil será colocar em prática :p

    • Cristina Brasão disse:

      Alex, gestão do tempo é basicamente disciplina. Continue acompanhando o Cientista S/A e em breve descreveremos algumas técnicas pra te ajudar nesta luta.

  2. Giselle disse:

    Eu utilizo a agenda do google, vinculada ao gmail, que envia e-mails lembrete ou abre janelas pop up. É super fácil de usar. Dá pra colocar compromissos repetidos, que a gente faz todo semana, tipo pilates e também os compromissos menores. E para alterar, reorganizar, é só arrastar o quadradinho.
    E, de quebra, baixei o aplicativo da agenda no celular que se comunica com a do computador. Então, quando eu lembro de alguma coisa ou recebo uma tarefa no meio do metrô, coloco na agenda na hora, pelo celular.

    • Eduardo Bessa disse:

      Giselle, nós também usamos a agenda do Google. É mágico ir a uma reunião munido do tablet e depois receber o alerta do compromisso no celular, ou então agendar algo no celular em plena viagem de metrô e receber o aviso no computador via e-mail. Assim como no WBS com ferramentas como a que o Marcos David apresentou, a tecnologia ajuda em muitas coisas.

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