Quebre seu trabalho

 

Problemas para terminar um trabalho? Quebra ele! Fonte: http://mundodofabio.blogspot.com.br/

Você já teve a sensação de ficar paralisado diante de um projeto grande demais para ser concluído? Existe uma técnica usada em gerenciamento de projetos que ajuda a resolver esse problema chamada WBS (work breakdown structure), em português usa-se EAP (estrutura analítica de projetos), mas gostamos mais da denominação em inglês. A ideia é de fato quebrar seu projeto (daí a preferência pela versão em inglês) em partes menores e mais fáceis de administrar.

Geralmente, para concluir um projeto existem diversos passos que precisam ser completados. Vamos chamar esses passos de entregas (deliverables). O WBS começa quebrando seu produto em diversas partes constituintes menores, que devem ser quebradas novamente em partes ainda menores. Faça isso quantas vezes forem necessárias até que você alcance a menor unidade de complexidade, que chamamos de tarefa. O limite para o WBS é chegar a tarefas facilmente exequíveis sem ser exaustivo.

Tudo muito nebuloso? Vamos a um exemplo então. Seu projeto é participar com dois alunos de um congresso daqui a seis meses onde vocês apresentarão uma comunicação oral. Vamos pensar em três entregas ou partes constituintes. Para vocês três apresentarem a comunicação oral é preciso ter concluído a pesquisa, transformá-la numa apresentação e estar lá no dia do evento. Assim as entregas podem ser: itinerário da viagem concluído, resumo aceito e apresentação pronta. Repare que é importante ter claro o que é necessário concluir em cada etapa, daí a importância de trabalhar com as entregas. Seja minucioso para não deixar faltar nada.

WBS i

Na organização da viagem você pode incluir ações como conseguir financiamento para a viagem, marcar as passagens e hotel, justificar a ausência no departamento etc. Podemos fazer o mesmo com as outras ações como se vê na figura abaixo. Cada uma dessas ações pode ser quebrada em partes ainda menores, claro. Cuidado para não passar mais tempo quebrando seus trabalhos do que levaria para fazê-los. É claro que ‘Marcar a passagem’ poderia ser reduzido a: entrar no site da companhia aérea, preencher o destino, preencher as datas… Mas, convenhamos, é desnecessário.

Slide1

Assim, a menor unidade de trabalho que temos (retângulos verdes) é chamada de tarefa. Perceba como montar gráficos é uma atividade bem mais simples do que fazer uma comunicação oral de descobertas recentes do laboratório num congresso acompanhado de seus alunos. Só o fato de subdividir o projeto já torna tudo mais simples.

Mas isso não é tudo! O WBS ainda irá ajudá-lo a definir quem serão os responsáveis pelas tarefas, gerenciar seus recursos humanos sem sobrecarregar ninguém. Sim, isso inclui você! Ajudará a definir qual a primeira tarefa a ser feita, gerar um cronograma encadeando quais tarefas devem anteceder outras. Repare como só é possível ensaiar a apresentação depois que os slides já estiverem prontos, ou como para pedir financiamento é preciso ter o aceite do resumo. Ele também ajudará a gerenciar o orçamento (é mais fácil saber quanto custa uma passagem aérea do que quanto custa o projeto todo). Além disso, depois de inseridas no cronograma, dá para saber quando cada valor precisará estar disponível. Ou seja, o WBS é uma baita ferramenta de gerenciamento de projetos.

Da próxima vez que você se sentir paralisado diante de algum trabalho muito complexo (ou muito chato) experimente quebrar tudo… e atacar o projeto por partes.

 

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Discussão - 3 comentários

  1. Marcos David disse:

    Excelente post, acredito que todos deveriam ter no minimo um conhecimento básico em gerenciamento de projetos. Um software muito interessante e simples pra se construir organogramas, fluxogramas, espinha de peixe entre outros é o Xmind que pode ser baixado gratuitamente. Sua interface é muito simples e para interagir com ele basicamente você usa duas teclas ENTER e TAB. Fica ai a dica !!! Abraço

    • Eduardo Bessa disse:

      Obrigado pela dica, Marcos. Você tem toda razão, gerenciamento de projetos é um conhecimento vital para todos hoje. O engraçado é que nós pesquisadores estamos sempre submetendo projetos, mas sabemos muito pouco sobre isso. Falaremos mais vezes desse assunto aqui no Cientista S/A. Não deixe de acompanhar.

  2. […] não sabe por onde começar elabore um fluxograma ou tente quebrar a tarefa maior em micro tarefas. Já falamos sobre isso aqui no Cientista S/A. Também é importante ser realista com suas expectativas. O perfeccionismo exagerado é o melhor […]

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