Gerenciamento de tempo: Como estabelecer prazos

É muito comum que em empresas os prazos estabelecidos para cumprimento de tarefas ou projetos sejam determinados por algum chefe, assim como na graduação e  na pós graduação é comum que eles sejam impostos por professores e orientadores, pelos programa de pós-graduação ou pelas FAP’s. Já o PI é o indivíduo que deve estabelecer prazos para ele mesmo e para todos os membros da sua equipe de laboratório. É aí que começam as dificuldades. Independente de qual seja o seu caso, saiba que mais importante que estabelecer os prazos é cumpri-los! Veja algumas dicas:

  • Procure fazer tarefas chatas no início do dia. Vale deixar recadinhos em cima da mesa ou em local visível na noite anterior para que você não as deixe de fazer. Outra estratégia é fazer uma lista dos problemas que não cumprir esta tarefa chata pode acarretar.
  • Se a tarefa parece complicada demais e você não sabe por onde começar elabore um fluxograma ou tente quebrar a tarefa maior em micro tarefas. Já falamos sobre isso aqui no Cientista S/A. Também é importante ser realista com suas expectativas. O perfeccionismo exagerado é o melhor caminho para nunca terminar um trabalho e não atingir o objetivo esperado.
  • Se você está com excesso de tarefas não assuma mais nenhuma antes de reavaliar suas condições para cumpri-las, se necessário negocie prazos maiores. Outras oportunidades virão e agarrar uma oportunidade quando você já está sobrecarregado geralmente significa não cumpri-la a contento.
  • Obrigue-se a iniciar aquelas tarefas que já vem adiando há tempos, mesmo que seja apenas 5 minutos por dia, o importante é começar. Quando perceber ela estará praticamente finalizada.
  • Se você é daqueles que sempre deixa tudo para a última hora, sempre estuda na véspera da prova, faz os trabalhos no dia da apresentação, cuidado! A sensação de que algumas pessoas funcionam melhor sob pressão em geral está ligada à falta de tempo para fazer a autocrítica e pode sobrecarregá-lo, além de tornar o ambiente propício para erros graves e baixo desempenho. Peça ajuda sempre que encontrar alguma dificuldade, não pare de trabalhar porque não consegue resolver uma adversidade, consulte seus amigos e professores.
  • Executar tarefas rápidas e simples sempre que houver um intervalo, como na sala de espera do médico ou logo antes da aula começar. Isto dará sensação de maior produtividade.
  • Sempre que receber pedido de uma nova tarefa, solicite o prazo de entrega. Se o solicitante lhe disser que o prazo é “o mais rápido possível”, cuidado. Você já deverá ter muitos itens na sua agenda e precisa se organizar. Além disso, “o mais rápido possível” é subjetivo. Insista e obtenha um prazo específico, assim você poderá atendê-lo a contento ou negociar o prazo. É melhor negociar e cumprir o prazo a ter que entregar com possível atraso e passar uma imagem de incompetência ou se sobrecarregar além do necessário.
  • Não faça muitas coisas ao mesmo tempo, isso aumentará a chance de erro. Não tente ser perfeito. Se tiver dúvida quanto à qualidade esperada, busque feedback! Antes de deixar uma tarefa de lado, pense nas consequências por não cumpri-la. Trabalhe com margens de segurança para os compromissos que assumir e eventuais oportunidades extras. Imprevistos ocorrem.

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