13 programas grátis para organizar sua vida no escritório e no laboratório

Criação


1 – Para arquivos de texto, desenhos, formulários, apresentações e tabelas: Google Docs

google-docs-logo.jpg
Gostaria muito de poder recomendar aqui o OpenOffice, mas o travamento irritante dele, (junto com meu sistema inteiro em alguns casos) não me permite. Parta direto para o Google Docs. Com editor de texto, de apresentações, criador de desenhos e de tabelas, embora tenha funções mais limitadas do que os concorrentes de desktop, algumas vantagens o tornam especialmente atraente. Principalmente porque os arquivos estão sempre lá, disponíveis. Muito bom para salvar imagens importantes, como um comprovante de endereço escaneado que você precisa mandar sempre por e-mail, ou seu currículo.
A edição múltipla de arquivos em tempo real é a que mais me atrai, ótima para corrigir artigos ou desenvolver apresentações, não só é possível saber o que os outros autores com quem o arquivo foi compartilhado estão fazendo na hora (é bem estranho no começo), ainda há um espaço para chat ao lado. Aliás, compartilhar arquivos no Docs é muito simples, e acaba com o problema de cada um ter sua versão do arquivo. Só é um tanto complicado para recuperar versões anteriores.
Ele pode servir como um disco virtual, e aceita qualquer tipo de arquivo, com a limitação de 1 giga de espaço grátis. Também aceita e converte vários formatos: .doc, .docx, .odt, .sxw, .rtf, .txt, .htm, .html, .ppt, .pps, .xls, .xlsx, .ods, .csv, .jpg, .gif, .png e .pdf.
Sistema operacional: Todos.
Acesso aqui.
Bônus: OffiSync, um plugin do MsOffice que permite salvar e compartilhar arquivos com o gDocs, além de dar uma bela ajuda para inserir imagens da internet no texto direto do Office. Perfeito para o backup da sua tese, sem que você tenha que se preocupar. 
 2 – Leitor de PDF: Foxit 4

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Bem mais leve e rápido do que o elefante da Adobe, e com suporte dentro do Internet Explorer e do Firefox sem deixá-los tão carregados, o Foxit Reader é uma boa alternativa. Possui as mesmas funções, anota e marca PDFs. A Foxit também disponibiliza um editor e criador de PDFs, mas a versão grátis marca todas as páginas. 
 Sistemas operacionais: Windows, Linux e Mobile. 
 Download aqui.
  
3 – Converter PDF para Doc: PDF-to-Word
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Se você quer converter um arquivo PDF para Word, o PDF-to-Word é uma ótima solução. Um site bem simples onde você sobe seu arquivo PDF, escolhe Doc ou Rich Text Format (RTF) e recebe por e-mail o arquivo convertido. Os resultados com arquivos de Word podem ser muito fiéis, normalmente eles mantém formatação, figuras e inclusive tabelas e o layout são adaptados.
Segundo os autores do site, os arquivos são deletados imediatamente após a conversão e o envio, e o e-mail não é vendido nem usado para envio de material não solicitado. 
Sistemas operacionais: Todos. 
Site aqui.

4 – Criar PDFs em qualquer programa: CutePDF Writer
 
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Sempre que quero garantir que minha apresentação vai ser aberta em outro computador, e que não vai ser mastigada e cuspida por uma versão diferente do PowerPoint, ou pior ainda, do OpenOffice, crio um PDF para ter certeza de que tudo estará no lugar. Tenho calafrios quando lembro das surpresas que já tive com o OpenOffice, tanto criando uma apresentação nele e abrindo em outro lugar quanto o inverso. 
 O CutePDF Writer é bem simples. Ele instala uma impressora virtual no seu Windows, para onde você pode mandar imprimir qualquer coisa (sei que no Mac isso é padrão, mas aqui é luxo). Boletos bancários, comprovantes de internet, aquele texto que você não quer que seja alterável, ou qualquer arquivo que você tem dúvidas quanto à cara que ele terá quando aberto em outro lugar. 
Sistema operacional: Windows. 
Download aqui.
5 – Editar imagens: Gimp
Gimp.jpg
Dificilmente alguém no laboratório precisa editar uma imagem com muitos recursos — se você precisa de Photoshop para acertar uma imagem para o artigo, tem algo errado — e o Adobe Photoshop além de ser caro como se alguém pagasse, ainda é bastante pesado.
Para a maioria das coisas, acertar tamanho, resolução e cortar imagens remover bandas do gel, o Gimp é mais do que suficiente. Além de contar com um bom repositório de plugins, com pincéis, efeitos, filtros e outros para os mais empolgados. 
Sistemas operacionais: Todos.
Download aqui.

6 – Criar desenhos: Inkscape (ou PowerPoint)

inkscape.jpg
Com um pouco de treino, e talvez a ajuda de alguns tutoriais no youtube, o Inkscape dá conta de criar imagens vetoriais bem facilmente. Bom para inserir setas, barras e desenhos em figuras ou gráficos. Infelizmente, ele não possui a capacidade do Illustrator de importar gráficos copiados do Excel como desenho, que facilita absurdamente a edição.
Por outro lado, possui uma ferramenta bem legal que é a Trace Bitmap, que converte uma imagem para vetorial com base em sombras, cores e contrastes. 
Sistemas operacionais: Todos. 
Download aqui

Bônus: Se você não quer ter que aprender a usar o Inkscape ou seu orientador mandou um arquivo .ppt e falou “transforma isso numa figura pro artigo”, sei de um tutorial e um artigo (PDF no link) sobre como fazer figuras em alta resolução no PowerPoint. Por sua conta e risco.
Organização

7 – Encontre seus arquivos: Google Desktop

 
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Se você tem milhares de tabelas, arquivos de texto, pdfs e outros e se perde no meio de versões e pastas onde eles podem estar, faça como eu. Instale o Google Desktop, deixe ele rodando por horas e comendo alguns gigas do seu HD para indexar todos os arquivos e relaxe. Ou desabilite aqueles que você não quer que sejam indexados, e aí relaxe.
Quando você precisar daquele texto sobre hepatite (no meu caso, pelo menos), aquela tabela com uma coluna comportamentos de risco ou um artigo que trata de sexual networks, basta buscar pelo Google Desktop que ele encontra as palavras dentro dos arquivos, além de buscar nos seus e-mails. Muito melhor do que a busca do Windows Explorer, ou do Nautilus (os dois que já usei). 
 Ele também aceita plugins com relógio, agenda e blábláblá, que não fazem a menor falta. Mas a busca ainda vai salvar sua pele. Acredite.
Sistemas operacionais: Todos.
Download aqui
 
8 – Organize seus PDFs: Mendeley
mendeley.jpg
Para quem possui um monte de livros baixados artigos no computador, o Mendeley é muito bom. Principalmente por buscar e indexar os PDFs automaticamente, acertado nome e autor na maioria das vezes. Mais um programa que salva seus arquivos na web e permite o acesso de várias máquinas. 
Ele permite marcar e anotar PDFs, o que é uma ajuda tremenda quando se tem que organizar referências para relatório, tese ou escrever um texto. Pode ser integrado ao navegador web com o botão de favorito Import to Mendeley. Também possui um gerador de citações que inclusive exporta para o Word, mas não acho o ponto forte. 
Outra coisa legal é a rede social que ele monta. Você pode criar um perfil e compartilhar os seus artigos, bem como buscar pessoas com interesses em comum. Uma boa fonte de referências inesperadas e interessantes, para quem ainda aguenta mais uma rede social. 
Sistemas operacionais: Todos. 
Download aqui
Bônus: Para quem já teve a aflição de achar o artigo/protocolo/conteúdo que precisa em um livro do Google Books, mas não tem o menor acesso ao livro em si e quer arriscar:5 maneiras de salvar um livro do Google Books.

9 – Organizador de referências: Endnote Web
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Uma versão gratuita e online de um dos organizadores de referência mais usados, o Endnote, o EndnoteWeb permite até 500 referência por usuário. Por mais que existam outras alternativas também grátis, ainda acho o Endnote o organizador mais prático para buscar e formatar referências e no Word.O EndnoteWeb trabalha normalmente com o plugin do Office, permite milhares de formatos de referência e permite o modo “apenas texto”, que transforma as referências em texto puro e permite que seu orientador revise seu texto sem nenhuma perda de formatação.
Sistemas operacionais: Todos. Plugins: Office para Windows e Mac.
Acesso aqui.

10 – Organizador de referências no navegador: Zotero
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O Zotero é um plugin extremamente útil do Firefox. Permite capturar referências do PubMed e da maioria das revistas, captura páginas da Wiki, vídeos, imagens, baixa os artigos e os indexa à referência, salva páginas e artigos para visualização offline e permite anotação. E ainda sincroniza entre diferentes computadores.
Ele faz a parte de navegação na web que sinto falta tanto no Mendeley quanto no Endnote. Acho complementar aos dois — uso o Mendeley para gerir PDFs e o Endnote referências — e me ajuda muito a salvar as referências que uso aqui no blog. Também é bem prático para exportar e importar bibliotecas, e se integra muito bem a outros programas. Só não queira ver como/onde ele salva os arquivos indexados, é muito mais fácil acessá-los pelo programa do que na pasta. Só tem ficado abandonado por conta da minha recente preferência pelo Chrome. 
Sistemas operacionais: Todos, dentro do Firefox.
Download aqui
11 – Salve seus arquivos e acesse em qualquer lugar: Dropbox

dropbox.jpg
O Dropbox seria mais um (ótimo) serviço de hospedagem de arquivos se não fosse pelo seu cliente desktop. Ao instalar o seu programa, em Windows, Mac ou Linux, você passa a ter uma pasta onde o que salvar é automaticamente enviado para a web. Assim você pode salvar os arquivos que quer compartilhar entre máquinas ou com outras pessoas em uma pasta sem ter que se preocupar em dar upload.

É uma ferramenta muito boa para escrever um artigo, por exemplo, você salva o texto e as figuras em uma pasta e a compartilha com os outros autores (que nem sempre usam o Google Docs) e todos alteram as mesmas fontes. Com a vantagem de poder acessar versões anteriores via web, elas ficam salvas lá por cerca de um mês. 

Ele também permite que você gere um link de download de arquivos que pode ser usado mesmo por quem não tem conta Dropbox, matando o problema de anexos que são maiores do que o e-mail permite. Outros usos legais para o compartilhamento de arquivos entre máquinas é salvar registros que você quer manter em diferentes locais, como playlists do iTunes, ou históricos de conversas do Pidgin
Como contra fica o tamanho da hospedagem, que começa em 2gb e cresce até 8gb conforme você indica outros usuários para o serviço (alguém quer uma? http://db.tt/xvVCXyz). Mais do que isso é possível, pagando anualmente.
Sistemas operacionais : Todos. 
Download aqui
 
12 – Salve imagens, textos e qualquer coisa da web: Evernote

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Por conta de Dropbox, Mendeley e GoogleDocs, raramente preciso do Evernote. E o fato de ele não ter um cliente desktop para Linux também atrapalha. Mas ele se revelou um ótimo jeito de manter minha ata de laboratório, anexo as imagens dos meus géis e anoto protocolos e resultados obtidos, sem precisar imprimir nada. 
Bom para guardar qualquer coisa encontrada na internet, arquivos, notas fiscais (fotografo com o celular e salvo lá, bastante prático) e salvar documentos, permitindo indexação por tags ou textos. 
Mais um que tem todas as funções de compartilhar com outros usuários e entre máquinas. 
Sistemas operacionais: Todos pelo navegador, Mac e Windows no desktop e Mobile.
Download aqui
  
13 – Organize sua agenda, sua lista de tarefas e contatos em casa, no trabalho e no celular: Google Agenda, Notas e Contatos

GoogleCalendarLogo.png
Integrados à sua conta Google, são muito práticos. O Google Agenda tem um plugin no Gmail labs que permite visualizar a agenda dentro do e-mail, além de uma série de tipos de notificação (até via celular, para quem tem TIM) e compartilhamento de eventos com outros usuários Google. 
Os serviços de Notas e Contatos não tem nada de tão especial, mas são muito bons por permitirem sincronização de contas (a Agenda também) com quase qualquer tipo de celular. Ou via 3g/Edge nos celulares com internet, ou via PC, como o Nokia PC Suite. Quem já teve um celular roubado/quebrado sabe a diferença que faz ter os contatos salvos em outros locais. E a agenda sincronizada permite criar eventos no celular e receber o aviso por e-mail, ou configurar o smartphone para avisar sobre reuniões e outros (realmente preciso usar mais esta ferramenta). 
Também são compatíveis com programas como o Outlook e o Thunderbird (que adoro, mas consome memória demais), e fazem a sincronização de contatos facilmente. 
Menção honrosa: LaTeX
Muitos cientistas usam LaTex através de vários editores para escrever e organizar publicações, artigos, livros, apresentações e não sei mais o quê. Ainda não parei e tentei aprender, então não sei dizer por experiência própria. Mas vários já me recomendaram usar LaTeX para criação de textos. Então, para os interessados, vejam o comparativo na Wiki de editores de LaTeX.
E você, o que usa e recomenda?

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Discussão - 25 comentários

  1. Eu recomendo tb o Dia para a criação de fluxogramas e outros diagramas estruturados (organogramas, flowcharts e tais).
    []s,
    Roberto Takata

  2. disse:

    Só acrescentaria um substituto mais que a altura do Mendeley pra usuários de Mac. O Papers é o melhor organizador de PDFs que já usei. E ele “conversa” com o NCBI fazendo diversas buscas personalizadas. Também é compatível com o End Note.
    Só que o Papers é pago, mas vale cada centavo.
    http://mekentosj.com/papers/
    Aliás, penei um bocado pra encontrar substitutos aceitáveis pra certos programas de visualização e edição de sequencias quando migrei. Programas de estatística também são um problema. E nem consegui substituir todos.

  3. disse:

    Ah sim, nem falei que com o Mac você é bem capaz de substituir o Google Desktop pelo Spotlight. E ele já vem com “impressora” de PDF e o Preview um ótimo visualizador.
    A parte de programas científicos do site da Apple tem coisas bem legais também.

  4. Felipe disse:

    Ótimas dicas. Gostei muito do organizador de PDF, acabei de testá-lo e o desempenho foi muito bom.
    Ainda sobre softwares, alguma sugestão de software gratuito para estatística?
    Cotei alguns programas por aí (STATISTICA-STATSOFT etc)e o custo foi altíssimo.
    Abraços!

  5. Para estatística (processamento de dados), o R é uma ótima opção open source.
    Tem suas limitações, mas é bastante maleável (só que exige esforço pra dominá-lo).
    Tem ainda o Scilabs, um genérico open source do MatLab.
    []s,
    Roberto Takata

  6. Tati Nahas disse:

    Dicas fantásticas! Pra converter sites pra pdf eu uso o “web to pdf”, que é bem simples e eficaz. E eu acrescentaria aí o Delicious – acho um dos melhores jeitos de organizar os links favoritos aplicando tags e palavras chaves e podendo acessar de qualquer computador.

  7. uma dica que faltou é um recurso novo do google de OCR em imagens…
    http://googlecodesamples.com/docs/php/ocr.php

  8. Spy disse:

    Boas dicas, mas não pode faltar Launchy, o keystroke launcher que inicia qualquer aplicativo, ou abre qualquer pasta apenas digitando o nome na input box.
    http://www.launchy.net/#download

  9. Rafael Tadeu disse:

    Parabens pelo Blog e pelo excelente post . Estou usando o organizador de pdfs e esta sendo uma mao na roda …
    Vlw demais e obrigado pelas dicas , no mais uso todos os outros citados …e nda a acrescentar :(

  10. Pablo disse:

    Já que falaram do MatLab, outra opção open-source também é o octave, que tem versão gráfica (qtOctave) também para Windows e diversos pacotes matemáticos, estatísticos e até de biologia.
    Abs!

  11. Cleanto disse:

    Valeu pelas dicas.

  12. eliane disse:

    tenho trauma do mendeley. achei ele uma maravilha, super prático, até que ele um belo dia deu pau e não abria os pdfs que eu tinha indexado… :(

  13. Rafael disse:

    Lista muito legal, também tenho alguns programas que uso:
    * Xmind – para fazer mapas mentais, muito bom para enriquecer apresentações.
    * PDF X-change – é meu leitor de pdf, ele permite fazer pequenas alterações no arquivo como comentários, muito util quando se está lendo artigos.
    * Doro PDF – semelhante ao cute, prefiro por achar a qualidade do arquivo melhor, de fato, prefiro exportar do OpenOffice.
    * Launchy – é um tipo de terminal que lança programas, pastas e arquivos a partir do nome que você digita, além de ser legal visualmente é muito prático depois que você se acostuma com ele.

  14. cayman disse:

    Organização é tudo de bom. Aquele esteriótipo de “cientista maluco e bagunçado” não funciona no dia a dia.

  15. Eva disse:

    CMAP (http://cmap.ihmc.us) para realização de mapas mentais. Bom para organizar e hierarquizar ideias.

  16. Fred disse:

    Opa blz? Eu uso o Mendeley a muito tempo, sou pesquisador, e esse programa é ferramenta obrigatória para quem tem/le/escreve muitos artigos científicos. Eu usava ele como leitor de ebooks tambem, contudo ele possui um grave problema, o visualizador dele não permite escolher a pagina que voce quer ver, ou seja, ou vc passa pagina por pagina até chegar onde quer, ou vc vai pra primeira ou ultima pagina. isso é um grande proplema quando voce vai visualizar livros com mais de 100 paginas. Outra coisa que não gosto muito, é que o programa copia os artigos para uma pagina pre definida, onde ou fica tudo solto numa unica pasta, ou entao fica organizado por ano, autor e derivados. Seria bom se pudesse deixar para os arquivos ficarem na pasta de origem. mas tudo bem. Uma estrategia mt boa é o programa Calibre, para organizar e ler ebooks, so tem o mesmo pro do Mendeley quanto a organizar em pastas.

  17. Atila disse:

    @Fred,
    Também lamento o sistema de organização de pdfs do Mendeley, e a falta de recursos do visualizador de pdfs. Ainda uso ele para organizar ebooks, mas vou acabar migrando para o Calibre como você sugeriu quando chegar meu Kindle aqui.

  18. Marcos disse:

    Prezado.
    Como faço para me cadastrar no endnoteweb?

  19. Atila disse:

    @Marcos,
    Não tive a oportunidade de usar o endnoteweb ainda, infelizmente. Temos a versão desktop aqui no laboratório.

  20. orildo disse:

    muito bom mesmo, no entanto acho que faltou um programas para fazer estatistica e mapas, mas o teu site esta execelente, realmente esses programas qwue vc falou são ensencial

  21. Rafael disse:

    Bem legias as dicas.
    Obrigado

  22. Josué disse:

    Pra salvar arquivos em qualquer lugar eu recomendo um que considero MELHOR que o Dropbox.
    É o Copy, oferece 15GB gratuitos.

    https://copy.com?r=Ifydb2

  23. Patricia Roch Bonfim disse:

    Achei interessante, mas não seria organização de pdf que procura e sim organização de arquivos on line

  24. Sybylla disse:

    São ótimas dicas, estava mesmo procurando um organizador de PDFs.

    Mas existe alguma alternativa ao Google Desktop? Ele foi desativado já faz um tempinho…

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